顶级「当代艺术中心」，如何协作实现一场艺术盛宴？

UCCA不仅举办过迄今为止，国内最大规模、最丰富全面的毕加索作品展“毕加索：一位天才的诞生”，还是莫瑞吉奥·卡特兰等世界级艺术大师在国内办展的首选，所办展览常常能引发公众的讨论和关注。

创立15年来，UCCA举办了176场国内外艺术家的展览，接待过百万级人次的观众。

这样一个前沿、创新的艺术机构，他们背后的团队是怎样协作的呢？

怎么保证每一场展览，都以最完美的姿态向观众呈现呢？

“毕加索：一位天才的诞生”展览现场，图片由“UCCA尤伦斯当代艺术中心”提供

2017年，UCCA完成了机构重组，转型为UCCA集团。在北京主馆之外，陆续开设了两座新馆，分别是位于阿那亚的UCCA沙丘美术馆和上海的UCCA Edge，形成了「馆群」。整个团队不断壮大，还出现了跨城市协作。

UCCA馆群遇到的第一个挑战，就是展览资料的跨馆储存和共享。

比如跨馆展览时，需要从异地调取艺术家、作品等相关资料。其中有很多涉及版权、保密的文件、图片和视频，一旦泄漏，就有盗版风险，必须严格保护。

以前，只有北京馆的时候，UCCA用内网传输展览资料，确保安全。新馆落成后，UCCA没有轻易使用第三方的网盘，因为普通网盘，保密性还是不够强，万一链接和密码外泄，就等于谁都能看能下载。

因此UCCA馆群数字化的第一步，就是找到一个协作便捷、安全保密的网盘。

几经对比，他们发现了企业微信的「微盘」：容量大，传输快，最重要的是，权限设置非常安全，无关人员就算收到也打不开，非常适合跨馆共享资料。

「微盘」的分享，不仅在企业内部，还方便对企业外部的分享。比如有些情况下，UCCA需要把展览资料，分享给合作方、志愿者。

以前，这些资料要么通过微信发，但文件太大发不了，图片会被压缩，对方不及时下载的话，很快就过期了，还得再发一次；

要么通过邮件附件发，但是每次有人来问，都得重新整理一份附件。发出去后，也不能追踪，不知道这些资料有没有被二次转发给不相关的人。

后来他们发现，用「微盘」分享，非常地便捷和安全：

一是可以方便地发到外部合作方、志愿者的微信，不会压缩也不会过期。二是可以灵活地设置对外权限，谁能看、能不能下载、二次转发，都能精确把控。还可以开启水印，防止截图外泄。

微盘，只是UCCA数字化的第一步，后来，他们还在这条路上走了很远：大家不仅在内部沟通、远程协作时经常使用企业微信的会议、文档等，还把创新的协作方式，运用在日常的策展、与观众的互动当中。

UCCA数字化战略部负责人包雯璐说：“正是因为企业微信的「综合能力」强，效率协作功能都好用，基本没有短板，我们才选择了它。UCCA发展中遇到的协作难题，很多都通过企业微信解决了。”

比如，前不久UCCA在北京举办了「意大利国宝级艺术家」的展览“莫瑞吉奥·卡特兰：最后的审判”，大获成功，数月后又在深圳，举办了全新的大展“莫瑞吉奥·卡特兰：愿你在此”。期间，要从国内外运输20余件展品，又要根据深圳场馆的环境，重新布展，还要和艺术家、策展人、品牌方等合作共创，时间紧迫。

怎么做到跨城市、跨部门、跨组织协作无间，所有人对时间和进度的感知「同频」呢？

每天开个晨会，问下大家的工作进度和规划？可是大家都在不同的城市，手头有不同的工作，时间很难凑到一起。

但如果不能及时同步，可能导致大家互相之间不知道进度。比如品牌市场部宣传，既要配合展览部的策划，又要配合观众体验部的售票……总负责人也需要对项目的全局有把控。

另外，开会沟通，即使说好“几月几号要完成什么事”，大家也只有一个「模糊」的时间概念：“几月几号是星期几？离截止日期，还有几个工作日？是不是要加快进度？”很难直观感受到。

因此，需要一张项目大表，来统筹所有的人和事，写清楚：什么事情谁负责，几月几号要做完，当前进展到哪一步。 

那用传统的Excel，写清楚这些信息不就行了吗？恐怕不行。因为项目进度是需要不同部门、不同负责人时时更新的。如果是传统Excel，大家只能各自在电脑里更新，然后再汇总，各自有不同的版本，版本多了容易乱；并且还是看不到实时、最新的策展进度，依旧没解决问题。

后来UCCA发现，企业微信的「在线表格」，不仅有很多现成、免费的项目管理模版，拿来就能用，更重要的是，比起Excel，企业微信表格能做到「大家一起填」和「实时能更新」。

一是「大家一起填」。策展相关的各部门，可以在企业微信表格里，@出负责的同事，对方马上就能收到「红点提醒」，点开就能在表里相应的位置，共同编辑和完善表格。所有人填好就是最终版，不需要另外花时间汇总。

二是「实时能更新」。展览搭建，官方宣发内容，观众体验……每天，谁推进了什么事，就在表里打个勾。其他部门协作的同事打开就能看到最新进度。

有了好用的协作工具，UCCA团队间的协作更高效了，不断为公众呈现众多高质量、现象级的展览。

因此，每次展期，他们会面向公众举办很多与展览相关的工作坊和线下活动，观众可根据需要报名参加。

例如在上海的UCCA Edge，做过一场名为“触手计划：意游未境”的实验艺术项目，除了展览之外还有四场活动，邀请公众报名参与，和艺术家一起在上海的大街小巷、城市空间行走，并进行即兴的行为表演。

比起展览，这样的线下活动，名额更有限，每场限制20多人报名。活动性质也更特殊，为了让活动体验更好，需要收集观众更详细的信息和反馈。

例如，在姓名、手机号等基本信息之外，还会询问观众的兴趣爱好、报名原因等，让那些热爱艺术、真正想要参与活动的核心观众报上名，还能在分组时，兼顾同一组观众背景经历上的多样性，鼓励大家产生交流。

常规的做法是，让工作人员用微信一个个询问，或者通过普通问卷收集。但人一多就容易乱，不利于收集参与者当下最真实的感受和评价；统计起来工作量也很大。

UCCA并没有这么做，他们发现企业微信「收集表」：

发布时，可以很方便地发到微信，观众在手机就能填写。还可以根据后台设置的各种问题类型、固定格式，自动检验观众填写的手机号位数、字数限制等，自动报错。

发布后，可以自动统计、自动生成表格，观众每填完一份，表格就自动更新一行，格式统一，不用再另外花时间汇总。

通过收集表，UCCA能在线下活动前，快速收集观众的报名信息，报名火爆时还能及时安排增加场次。还能在活动后第一时间，收集观众的反馈，及时改进下次的活动体验。

在数字化工具的帮助下，每年，UCCA都会举办数百场线下活动，让更多人都能亲近艺术、热爱艺术。

艺术既需要自由“创作”，也需要高效“协作”：UCCA尤伦斯当代艺术中心所做的，就是通过高效协作，让艺术项目得到最完美的呈现，让好的艺术被更多人看到。

在这个过程中，数字化，能帮助艺术文创行业，对内提升组织协作效率，对外连接观众、社会和更广的生态。

艺术和数字化，感性和理性，不妨携手。

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